Front-office staff can improve clinical tobacco intervention: health coordinator pilot project

Can Fam Physician. 2013 Nov;59(11):e499-506.

Abstract

Objective: To learn whether front-line personnel in primary care practices can increase delivery of clinical tobacco interventions and also help smokers address physical inactivity, at-risk alcohol use, and depression.

Design: Uncontrolled before-and-after design.

Setting: Vancouver, BC, area (4 practices); northern British Columbia (2 practices).

Participants: Six practices, with 1 staff person per practice serving as a "health coordinator" who tracked and, after the baseline period, delivered preventive interventions to all patients who smoked. To assess delivery of preventive interventions, each practice was to sample 300 consecutive patient records, both at baseline and at follow-up 15 months later.

Interventions: Front-office staff were recruited, trained, paid, and given ongoing support to provide preventive care. Clinicians supplemented this care with advice and guided the use of medication.

Main outcome measures: Effectiveness of the intervention was based on comparison, at baseline and at follow-up, of the proportion of patients with any of the following 6 proven intervention components documented in their medical records: chart reminder, advice received, self-management plan, target quit date, referral, and follow-up date (as they applied to tobacco, physical inactivity, at-risk alcohol use, and depression). A Tobacco Intervention Flow Sheet cued preventive care, and its data were entered into a spreadsheet (which served as a smokers' registry). Qualitative appraisal data were noted.

Results: For tobacco, substantial increases occurred after the intervention period in the proportion of patients with each of the intervention components noted in their charts: chart reminder (20% vs 94%); provision of advice (34% vs 79%); self-management plan (14% vs 57%); target quit date (5% vs 11%); referral (6% vs 11%); and follow-up date (7% vs 42%). Interventions for physical inactivity and depression showed some gains, but there were no gains for at-risk alcohol use. Front-line staff, patients, and clinicians were enthusiastic about the services offered.

Conclusion: Selected front-office personnel can substantially increase the delivery of evidence-based clinical tobacco intervention and increase patient and staff satisfaction in doing so. How far these findings can be generalized and their population effects require further study.

Objectif: Déterminer si le personnel de première ligne d’un établissement de soins primaires peut effectuer des interventions cliniques visant le tabagisme, et à aider les fumeurs à s’attaquer aux problèmes liés à la sédentarité, à l’abus d’alcool et à la dépression.

Type d’étude: Étude avant-après, sans groupe témoin.

Contexte: Quatre établissements de la région de Vancouver, BC, et 2 du nord de la Colombie-Britannique.

Participants: Six établissements de santé où un membre du personnel agissait comme « coordonnateur de la santé »; ce dernier identifiait tous les patients fumeurs et, après une période initiale, faisait auprès d’eux des interventions préventives. Afin d’évaluer la qualité de ces interventions, chaque établissement devait choisir un échantillon des dossiers de 300 patients consécutifs, tant au début de l’étude qu’au suivi, 15 mois plus tard.

Interventions: Après leur recrutement, les membres du personnel de première ligne ont été formés, payés et appuyés de façon continue dans leur prestation de soins préventifs. Des cliniciens ont contribué par des conseils et des avis sur l’utilisation des médicaments.

Principaux paramètres à l’étude: L’efficacité de l’intervention a été évaluée en comparant, au départ et au suivi, la proportion des patients qui avaient bénéficié, tel que documenté dans leur dossier médical, de l’une ou l’autre des 6 composantes d’intervention suivantes: rappel au dossier, conseil, plan autogéré, date d’atteinte de l’objectif, consultation et date de suivi lorsque l’intervention portait sur le tabagisme, l’inactivité physique, l’abus d’alcool ou la dépression). Les soins préventifs étaient suivis grâce à un graphique d’évolution des interventions contre le tabagisme (Tobacco Intervention Flow Sheet), dont les données étaient rapportées sur une feuille de calcul, laquelle servait de registre du fumeur. Les données sur l’évaluation de la qualité étaient aussi notées.

Résultats: Dans le cas du tabagisme, on a observé, après la période d’intervention, des augmentations importantes dans la proportion de chacune des composantes d’intervention inscrites aux dossiers: rappel au dossier (20 % vs 94 %); conseils donnés (34 % vs 79 %); plan autogéré (14 % vs 57 %); date d’atteinte d’objectif (5 % vs 11 %); demande de consultation (6 % vs 11 %); et date de suivi (7 % vs 42 %). Les interventions visant la sédentarité et la dépression montraient certains gains, mais non ceux concernant les risques liés à l’alcool. Personnel de première ligne, patients et cliniciens se sont montrés enthousiastes à propos des services offerts.

Conclusion: Certains membres choisis du personnel de première ligne peuvent augmenter de façon importante la prestation d’interventions cliniques basées sur des données probantes visant l’arrêt du tabac, et ce faisant, améliorer le taux de satisfaction du personnel et des patients. D’autres études seront nécessaires pour déterminer jusqu’à quel point ces résultats peuvent être généralisés et pour préciser leurs effets sur la population.

Publication types

  • Research Support, Non-U.S. Gov't

MeSH terms

  • Adult
  • Aged
  • Alcohol Drinking
  • Allied Health Personnel / education
  • Allied Health Personnel / organization & administration*
  • British Columbia
  • Depression
  • Female
  • Humans
  • Male
  • Middle Aged
  • Office Management
  • Office Visits
  • Pilot Projects
  • Preventive Health Services / organization & administration*
  • Primary Health Care / methods
  • Primary Health Care / organization & administration*
  • Risk Reduction Behavior*
  • Sedentary Behavior
  • Smoking / therapy*
  • Smoking Cessation*
  • Young Adult