Rational performance metrics for operating theatres, principles of efficiency, and how to achieve it

Br J Surg. 2020 Jan;107(2):e63-e69. doi: 10.1002/bjs.11396.

Abstract

Background: Several performance metrics are commonly used by National Health Service (NHS) organizations to measure the efficiency and productivity of operating lists. These include: start time, utilization, cancellations, number of operations and gap time between operations. The authors describe reasons why these metrics are flawed, and use clinical evidence and mathematics to define a rational, balanced efficiency metric.

Methods: A narrative review of literature on the efficiency and productivity of elective NHS operating lists was undertaken. The aim was to rationalize how best to define and measure the efficiency of an operating list, and describe strategies to achieve it.

Results: There is now a wealth of literature on how optimally to measure the performance of elective surgical lists. Efficiency may be defined as the completion of all scheduled operations within the allocated time with no over- or under-runs.

Conclusion: Achieving efficiency requires appropriate scheduling using specific procedure mean (or median) times and their associated variance (standard deviation or interquartile range) to calculate the probability they can be completed on time. The case mix may be adjusted to yield better time management. This review outlines common misconceptions applied to managing scheduled operating theatre lists and the challenges of measuring unscheduled operations in emergency settings.

Antecedentes: Las organizaciones del National Health Service (NHS) suelen utilizar varias métricas de rendimiento para medir la eficiencia y la productividad de las listas quirúrgicas. Estas incluyen: hora de inicio, utilización, cancelaciones, número de operaciones, e intervalo de tiempo entre casos. Describimos las razones por las cuales estas métricas son defectuosas y nuestro objetivo es utilizar la evidencia clínica y las matemáticas para definir una métrica racional y equilibrada de eficiencia. MÉTODOS: Realizamos una revisión descriptiva de la literatura sobre la eficiencia y la productividad de las listas de cirugía electiva del NHS. Nuestro objetivo era racionalizar la mejor manera de definir y medir la eficiencia de una lista quirúrgica, y describir estrategias para lograrlo.

Resultados: Actualmente existe una gran cantidad de literatura sobre cómo medir de manera óptima el rendimiento de las listas quirúrgicas electivas. La eficiencia puede definirse completando todas las operaciones programadas dentro del tiempo asignado, sin excesos, ni infrautilización del tiempo. CONCLUSIÓN: Para lograr la eficiencia se requiere una programación adecuada utilizando la media (o mediana) de tiempo específica por caso y su varianza asociada (desviación estándar o rango intercuartílico) para calcular la probabilidad de que la programación se pueda completar a tiempo. Se puede ajustar el case mix para obtener una mejor gestión del tiempo. Esta revisión presenta conceptos erróneos frecuentemente aplicados a la gestión de listas de quirófanos programadas y los desafíos de medir operaciones urgentes no programadas.

Publication types

  • Review

MeSH terms

  • Benchmarking / standards*
  • Benchmarking / statistics & numerical data
  • Efficiency, Organizational / standards*
  • Efficiency, Organizational / statistics & numerical data
  • Humans
  • Operating Rooms / organization & administration
  • Operating Rooms / standards*
  • Operating Rooms / statistics & numerical data
  • Operative Time
  • Surgical Procedures, Operative / statistics & numerical data