COVID crisis has abruptly broken into our hospitals, and many difficulties have emerged, including those related to supply logistics. A huge number of new patients, a fast internal reorganization process and many other changes were suddenly established. These circumstances revealed the need to increase stocks of drugs, both for basic treatment as well as for specific SARS-CoV-2 infection management. At the same time, other problems (shortages, new and complex purchasing procedures, etc.) surfaced, so they could risk safety along the pharmacotherapeutic process. The main objective was to develop and implement all the necessary measures within the logistics circuit in order to ensure the availability of medicines for patients, as safely and effectively as possible, during the Coronavirus crisis. Firstly, two pharmacists were appointed to coordinate the whole process, and a preliminary analysis of the following aspects was carried out an estimation of needs to make an initial drug provisioning, a storage feasibility study and a global analysis of the logistics process to detect critical points. Three different circuits for medicines supply were established as some drugs were operated by Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS) or Servicio Madrileño de Salud (SERMAS), and others were under no restrictions. For stocks control, inventory was frequently reviewed and monitoring of prescription trends was implemented. For all new medicinal products, compliance with security standards was reviewed and relabeling was carried out if necessary. Criteria were defined for the storage of overstocks and it was placed an isolated area for quarantined drugs. Shortages inevitably occurred but their effects were partly mitigated by AEMPS and SERMAS. After all, we consider that the implemented procedure for logistics management may be reproducible, and the key points we have identified are the following: to enhance our quality management system, to develop an Action Plan for Healthcare Emergencies and to ensure the adequate training for all pharmacy staff. Furthermore, we also should address other aspects: to establish storage optimization strategies, to focus on a more advanced logistics management model, as well as to take advantage of the extraordinary multidisciplinary network, which has been consolidated during this COVID pandemic.
La crisis COVID ha irrumpido en los hospitales de forma abrupta, y ha planteado muchas dificultades de partida a todos los niveles, incluyendo la logística de adquisiciones. El aumento radical de pacientes, una aceleradísima reorganización interna y otros cambios pusieron de manifiesto un drástico incremento de necesidades, tanto de medicamentos básicos, como de aquellos específicos para soporte y tratamiento de la infección por SARSCoV-2. Paralelamente, surgieron otras dificultades como desabastecimientos, procedimientos de compra nuevos y más complejos, etc., que podían comprometer la seguridad del proceso de utilización de medicamentos. Nuestro objetivo consistió en establecer todas las medidas necesarias dentro del proceso logístico para garantizar de forma segura y eficaz la disponibilidad de los medicamentos para los pacientes durante la crisis COVID. En primer lugar, se designaron los farmacéuticos responsables del proceso, y se realizó un análisis preliminar de los siguientes aspectos: estimación de necesidades para realizar una compra inicial, estudio de viabilidad de almacenamiento y análisis logístico global para detectar puntos críticos. Se establecieron tres circuitos de adquisiciones, según se tratase de medicamentos intervenidos por la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS), por el Servicio Madrileño de Salud (SERMAS) o medicamentos no sujetos a restricciones. Para el control de stocks se implementaron revisiones frecuentes de inventario y seguimiento de las tendencias de prescripción. En las especialidades nuevas recibidas se revisó el cumplimiento de los estándares de seguridad y se realizó reetiquetado en caso necesario. Se establecieron unos criterios para el almacenamiento de los sobrestocks y se destinó un área independiente para medicamentos en cuarentena. Los desabastecimientos fueron inevitables pero amortiguados por la gestión del SERMAS y la AEMPS. Una vez superada la crisis, consideramos que el procedimiento implantado para la gestión logística es reproducible, y sus puntos clave para aplicabilidad futura son: mantener y potenciar nuestro sistema de gestión de calidad, elaborar un plan de actuación para emergencias sanitarias y garantizar la adecuada formación de todo el personal. Asimismo, existen otros aspectos que debemos abordar: establecer estrategias de optimización del almacenamiento, enfocarnos hacia un modelo de gestión logística más avanzado, así como aprovechar la extraordinaria red multidisciplinar consolidada durante la crisis.
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