Background: Results from recent studies show that less intravitreal injections are often performed in everyday practice than in controlled trials, which subsequently leads to worse treatment success. In this study we analyzed the introduction of a more stringent organization of treatment using workflow optimization and new IT systems and analyzed the effect on treatment continuity.
Material and methods: In the second quarter of 2019 a new medical practice management software and a software for automated injection planning were implemented. There was also a change of the treatment regimen from pro re nata (PRN) to treat and extend (T&E ). We analyzed the results of the patients regarding the frequency of injections and treatment controls three quarters before (Q3/2018-Q1/2019) and three quarters after the change (Q2/2019-Q4/2019). Treatment-naive and pretreated patients were analyzed.
Results: In group 1 (Q3/2018-Q1/2019) the average number of injections per quarter was 1.74 (SD = 0.4). Eyes of patients from group 2 (Q2/2019-Q4/2019) received on average 2.17 (SD = 0.3) injections. The number of check-ups per quarter was 1.71 (SD = 0.3) before the introduction, and thereafter 2.16 (SD = 0.3). There was a significant increase in the number of OCTs from 1.18 (SD = 0.2) to 1.98 (SD = 0.3). The visual acuity was stable in both groups.
Conclusion: We were able to show that the introduction of the medical practice management software and the change of the regimen from PRN to T&E can achieve numbers of injections, check-ups and OCT similar to those in studies. A standardized procedure facilitates efficient treatment planning and enables a better patient management.
Zusammenfassung: HINTERGRUND UND FRAGESTELLUNG: Ergebnisse aus Studien zeigen, dass im Praxisalltag oft weniger intravitreale operative Medikamenteneingaben (IVOM) durchgeführt werden als in kontrollierten Studien, was konsekutiv zu schlechteren Behandlungserfolgen führte. In dieser Studie analysieren wir die Einführung einer stringenteren IVOM-Behandlungsorganisation mittels Workflowoptimierung und neuen IT-Systemen und deren Auswirkung auf die Behandlungskontinuität.
Material und methoden: Zum 2. Quartal 2019 wurden ein neues Arztinformationssystem (AIS) sowie eine Software zur automatisierten Injektionsplanung eingeführt. Zudem erfolgte ein Regimewechsel von PRN (pro re nata) auf T&E („treat and extend“). Wir analysierten die Ergebnisse der Patienten hinsichtlich der Injektions- und Kontrollhäufigkeit 3 Quartale vor (Q3/18 bis Q1/19) und 3 Quartale nach der Einführung der Systeme (Q2/19 bis Q4/19). Es wurden behandlungsnaive und vorbehandelte Patienten analysiert.
Ergebnisse: Die Augen der Patienten aus Gruppe 1 (Q3/18 bis Q1/19) erhielten im Mittel pro Quartal 1,74 (SD = 0,4) Injektionen, die Augen der Patienten aus Gruppe 2 (Q2/19 bis Q4/19) durchschnittlich 2,17 (SD = 0,3). Die Anzahl der Kontrolluntersuchungen lag pro Quartal bei 1,71 (SD = 0,3) vor der Einführung, danach bei 2,16 (SD = 0,3). Bei der Anzahl der OCTs konnten wir eine signifikante Erhöhung von 1,18 (SD = 0,2) auf 1,98 (SD = 0,3) beobachten. Bei beiden Gruppen zeigte sich der Visusverlauf stabil.
Diskussion: Wir konnten zeigen, dass durch die Einführung der Praxissoftware und durch den Regimewechsel von PRN auf T&E studienähnliche Anzahlen an Injektionen, Kontrolluntersuchungen und OCTs erreicht werden können. Eine standardisierte Vorgehensweise erleichtert eine effiziente Therapieplanung und ermöglicht ein stringenteres Patientenmanagement.
Keywords: Digitalization; Hospital software; Retinal diseases; Treatment planning; Workflow optimization.
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