Tracking health commodity inventory and notifying stock levels via mobile devices: a mixed methods systematic review

Cochrane Database Syst Rev. 2020 Oct 28;10(10):CD012907. doi: 10.1002/14651858.CD012907.pub2.


Background: Health systems need timely and reliable access to essential medicines and health commodities, but problems with access are common in many settings. Mobile technologies offer potential low-cost solutions to the challenge of drug distribution and commodity availability in primary healthcare settings. However, the evidence on the use of mobile devices to address commodity shortages is sparse, and offers no clear way forward.

Objectives: Primary objective To assess the effects of strategies for notifying stock levels and digital tracking of healthcare-related commodities and inventory via mobile devices across the primary healthcare system Secondary objectives To describe what mobile device strategies are currently being used to improve reporting and digital tracking of health commodities To identify factors influencing the implementation of mobile device interventions targeted at reducing stockouts of health commodities SEARCH METHODS: We searched CENTRAL, MEDLINE Ovid, Embase Ovid, Global Index Medicus WHO, POPLINE K4Health, and two trials registries in August 2019. We also searched Epistemonikos for related systematic reviews and potentially eligible primary studies. We conducted a grey literature search using, and issued a call for papers through popular digital health communities of practice. Finally, we conducted citation searches of included studies. We searched for studies published after 2000, in any language.

Selection criteria: For the primary objective, we included individual and cluster-randomised trials, controlled before-after studies, and interrupted time series studies. For the secondary objectives, we included any study design, which could be quantitative, qualitative, or descriptive, that aimed to describe current strategies for commodity tracking or stock notification via mobile devices; or aimed to explore factors that influenced the implementation of these strategies, including studies of acceptability or feasibility. We included studies of all cadres of healthcare providers, including lay health workers, and others involved in the distribution of health commodities (administrative staff, managerial and supervisory staff, dispensary staff); and all other individuals involved in stock notification, who may be based in a facility or a community setting, and involved with the delivery of primary healthcare services. We included interventions aimed at improving the availability of health commodities using mobile devices in primary healthcare settings. For the primary objective, we included studies that compared health commodity tracking or stock notification via mobile devices with standard practice. For the secondary objectives, we included studies of health commodity tracking and stock notification via mobile device, if we could extract data relevant to our secondary objectives.

Data collection and analysis: For the primary objective, two authors independently screened all records, extracted data from the included studies, and assessed the risk of bias. For the analyses of the primary objectives, we reported means and proportions where appropriate. We used the GRADE approach to assess the certainty of the evidence, and prepared a 'Summary of findings' table. For the secondary objective, two authors independently screened all records, extracted data from the included studies, and applied a thematic synthesis approach to synthesise the data. We assessed methodological limitation using the Ways of Evaluating Important and Relevant Data (WEIRD) tool. We used the GRADE-CERQual approach to assess our confidence in the evidence, and prepared a 'Summary of qualitative findings' table.

Main results: Primary objective For the primary objective, we included one controlled before-after study conducted in Malawi. We are uncertain of the effect of cStock plus enhanced management, or cStock plus effective product transport on the availability of commodities, quality and timeliness of stock management, and satisfaction and acceptability, because we assessed the evidence as very low-certainty. The study did not report on resource use or unintended consequences. Secondary objective For the secondary objectives, we included 16 studies, using a range of study designs, which described a total of eleven interventions. All studies were conducted in African (Tanzania, Kenya, Malawi, Ghana, Ethiopia, Cameroon, Zambia, Liberia, Uganda, South Africa, and Rwanda) and Asian (Pakistan and India) countries. Most of the interventions aimed to make data about stock levels and potential stockouts visible to managers, who could then take corrective action to address them. We identified several factors that may influence the implementation of stock notification and tracking via mobile device. These include challenges tied to infrastructural issues, such as poor access to electricity or internet, and broader health systems issues, such as drug shortages at the national level which cannot be mitigated by interventions at the primary healthcare level (low confidence). Several factors were identified as important, including strong partnerships with local authorities, telecommunication companies, technical system providers, and non-governmental organizations (very low confidence); availability of stock-level data at all levels of the health system (low confidence); the role of supportive supervision and responsive management (moderate confidence); familiarity and training of health workers in the use of the digital devices (moderate confidence); availability of technical programming expertise for the initial development and ongoing maintenance of the digital systems (low confidence); incentives, such as phone credit for personal use, to support regular use of the system (low confidence); easy-to-use systems built with user participation (moderate confidence); use of basic or personal mobile phones to support easier adoption (low confidence); consideration for software features, such as two-way communication (low confidence); and data availability in an easy-to-use format, such as an interactive dashboard (moderate confidence).

Authors' conclusions: We need more, well-designed, controlled studies comparing stock notification and commodity management via mobile devices with paper-based commodity management systems. Further studies are needed to understand the factors that may influence the implementation of such interventions, and how implementation considerations differ by variations in the intervention.

Contexte: Les systèmes de santé ont besoin d’un accès rapide et fiable aux médicaments et aux produits de santé essentiels, mais les problèmes d’accès à ces derniers sont courants dans de nombreux contextes. Les technologies mobiles offrent des solutions potentielles à coût réduit pour relever le défi de la distribution des médicaments et de leur mise à disposition dans les établissements de soins de santé primaires. Cependant, les données probantes portant sur l’utilisation d’appareils mobiles afin de remédier aux pénuries de produits de première nécessité sont rares et ne fournissent pas d’indications claires sur la voie à suivre.

Objectifs: Objectif principal Évaluer les effets des stratégies de notification du niveau des stocks et de suivi numérique des produits et des stocks dans le secteur des soins de santé par des dispositifs mobiles sur l’ensemble du système de soins de santé primaires Objectifs secondaires Décrire les stratégies relatives aux appareils mobiles utilisées à l’heure actuelle pour améliorer le signalement et le suivi numérique des produits de santé Identifier les facteurs influençant la mise en œuvre d’interventions sur les appareils mobiles visant à réduire les ruptures de stock de produits de santé STRATÉGIE DE RECHERCHE DOCUMENTAIRE: En août 2019, nous avons effectué des recherches dans les registres CENTRAL, MEDLINE Ovid, Embase Ovid, Index Medicus Global de l’OMS, POPLINE K4Health et dans deux registres d’essais. Nous avons également recherché dans Epistemonikos des revues systématiques connexes et des études primaires potentiellement éligibles. Nous avons effectué une recherche dans la littérature grise en utilisant et lancé un appel à contributions par l’intermédiaire des communautés numériques de praticiens populaires en matière de santé. Enfin, nous avons effectué des recherches de citations dans les études incluses. Nous avons recherché les études publiées après 2000, quelle que soit la langue. CRITÈRES DE SÉLECTION: Pour l’objectif principal, nous avons inclus des essais individuels et des essais cliniques randomisés par grappes, des études contrôlées avant/après et des étude de séries temporelles interrompues. Pour les objectifs secondaires, nous avons inclus tout schéma d’étude visant à décrire les stratégies actuelles de suivi des marchandises ou de notification des stocks par le biais d’appareils mobiles ou à étudier les facteurs qui influencent la mise en œuvre de ces stratégies, qu’il s’agisse d’études quantitatives, qualitatives ou descriptives, y compris les études d’acceptabilité ou de faisabilité. Nous avons inclus des études sur toutes les catégories de prestataires de soins de santé, y compris les travailleurs de la santé non professionnels, et les autres intervenants participant à la distribution des produits de santé (personnel administratif, personnel de gestion et de supervision, personnel des dispensaires) ; ainsi que toute autre partie impliquée dans la notification des stocks se trouvant dans un établissement ou dans un cadre communautaire et prenant part à la fourniture de services de soins de santé primaires. Nous avons intégré des interventions dont le but était d’améliorer la disponibilité des produits de santé en utilisant des appareils mobiles dans le cadre de soins de santé primaires. Pour l’objectif principal, nous avons inclus des études comparant le suivi des produits de santé ou la notification des stocks via des appareils mobiles aux pratiques habituelles. Pour les objectifs secondaires, nous avons inclus des études portant sur le suivi des produits de santé et la notification des stocks par le biais d’un appareil mobile, sous réserve de pouvoir en extraire des données pertinentes en regard de nos objectifs secondaires. RECUEIL ET ANALYSE DES DONNÉES: Pour l’objectif principal, deux auteurs ont examiné de manière indépendante tous les enregistrements, ont extrait les données des études incluses et ont évalué le risque de biais. Concernant les analyses des objectifs principaux, les ressources et proportions ont été rapportées le cas échéant. Nous avons utilisé l’approche GRADE pour évaluer la niveau de confiance des données probantes et avons préparé un tableau de « Synthèse des données ». Pour l’objectif secondaire, deux auteurs ont examiné de manière indépendante tous les enregistrements, ont extrait les données des études incluses et ont procédé à une synthèse thématique des données. Nous avons évalué les limites méthodologiques à l’aide de l’outil « Ways of Evaluating Important and Relevant Data » (WEIRD). Nous avons utilisé l’approche GRADE‐CERQual pour évaluer le niveau de confiance des données probantes et avons préparé un tableau « Résumé des résultats qualitatifs ». RÉSULTATS PRINCIPAUX: Objectif principal Pour l’objectif principal, nous avons inclus une étude contrôlée avant/après menée au Malawi. Nous ne savons pas l’effet de cStock en association avec la gestion améliorée, ou de cStock en association avec le transport efficace des produits sur la disponibilité de ces derniers, la satisfaction, l’acceptabilité, et la qualité et la rapidité de la gestion des stocks, parce que nous avons évalué le niveau de confiance des données probantes comme très faible. L’étude n’a pas rendu compte de l’utilisation des ressources ni des conséquences involontaires. Objectif secondaire Pour les objectifs secondaires, nous avons inclus 16 études au moyen d’une série de protocoles d’étude, lesquels décrivaient un total de onze interventions. Toutes les études ont été menées dans des pays africains (Tanzanie, Kenya, Malawi, Ghana, Éthiopie, Cameroun, Zambie, Liberia, Ouganda, Afrique du Sud et Rwanda) et asiatiques (Pakistan et Inde). La plupart de ces interventions avaient pour but de rendre les données sur les niveaux de stocks et les ruptures potentielles visibles aux responsables gestionnaires, qui étaient alors à même de prendre des mesures correctives pour remédier au problème. Nous avons identifié plusieurs facteurs susceptibles d’influencer la mise en œuvre de la notification et du suivi des stocks par le biais d’un appareil mobile. Il s’agit notamment de problèmes liés à des questions d’infrastructure, comme un mauvais accès à l’électricité ou à Internet, et de problèmes plus généraux concernant les systèmes de santé, comme la pénurie de médicaments au niveau national qui ne peut être atténuée par des interventions au niveau des soins de santé primaires (niveau de confiance faible). Plusieurs facteurs ont été jugés importants, notamment des partenariats solides avec les autorités locales, les sociétés de télécommunications, les fournisseurs de solutions techniques et les organisations non gouvernementales (niveau de confiance très faible) ; la disponibilité des données sur les stocks à tous les niveaux du système de santé (niveau de confiance faible) ; le rôle d’une supervision de soutien et d’une gestion réactive (niveau de confiance modéré) ; la familiarité et la formation des travailleurs de la santé à l’utilisation des appareils numériques (niveau de confiance modéré) ; la disponibilité d’une expertise technique en programmation pour le développement initial et la maintenance continue des systèmes numériques (niveau de confiance faible) ; des incitations, telles que le crédit téléphonique pour un usage personnel, afin d’encourager une utilisation régulière du système (niveau de confiance faible) ; des systèmes conviviaux conçus avec la participation des utilisateurs (niveau de confiance modéré) ; l’utilisation de téléphones mobiles de base ou personnels pour faciliter l’adoption des systèmes (niveau de confiance faible) ; la prise en compte des fonctionnalités des logiciels, telles que la communication bidirectionnelle (niveau de confiance faible) ; et la disponibilité des données dans un format facile d’utilisation, tel qu’un tableau de bord interactif (niveau de confiance modéré).

Conclusions des auteurs: Nous avons besoin de plus d’études contrôlées bien conçues comparant la notification des stocks et la gestion des marchandises par le biais d’appareils mobiles avec les systèmes de gestion des marchandises sur papier. D’autres études sont nécessaires pour comprendre les facteurs qui peuvent influencer la mise en œuvre de telles interventions, et comment les considérations de mise en œuvre diffèrent selon les variations de l’intervention.

Antecedentes: Los sistemas de salud necesitan un acceso oportuno y fiable a los fármacos y productos sanitarios esenciales, pero los problemas de acceso son frecuentes en muchos contextos. Las tecnologías móviles ofrecen posibles soluciones de bajo costo al problema de la distribución de fármacos y la disponibilidad de productos básicos en los centros de atención primaria. Sin embargo, existe poca evidencia sobre el uso de los dispositivos móviles para hacer frente a la escasez de productos básicos y no ofrece un camino claro a seguir.

Objetivos: Objetivo principal Evaluar los efectos de las estrategias para notificar los niveles de existencias y el seguimiento digital de los productos básicos relacionados con la atención sanitaria y las existencias mediante dispositivos móviles en todo el sistema de atención primaria Objetivos secundarios Describir las estrategias de dispositivos móviles que se utilizan actualmente para mejorar el informe y el seguimiento digital de los productos básicos sanitarios Identificar los factores que influyen en la aplicación de intervenciones con dispositivos móviles destinadas a reducir el agotamiento de existencias de productos sanitarios MÉTODOS DE BÚSQUEDA: Se realizaron búsquedas en CENTRAL, MEDLINE Ovid, Embase Ovid, Global Index Medicus de la OMS, POPLINE K4Health y en dos registros de ensayos en agosto de 2019. También se buscaron en Epistemonikos revisiones sistemáticas relacionadas y estudios primarios potencialmente elegibles. Se realizó una búsqueda de literatura gris utilizando, y se emitió un llamamiento para la presentación de artículos a través de comunidades digitales práctica sanitaria famosas. Por último, se realizaron búsquedas de citas de los estudios incluidos. Se buscaron los estudios publicados después del año 2000, en cualquier idioma. CRITERIOS DE SELECCIÓN: Para el objetivo primario, se incluyeron ensayos aleatorizados individuales y por conglomerados, estudios controlados tipo antes y después (before‐after studies) y estudios de series de tiempo interrumpido. En cuanto a los objetivos secundarios, se incluyó cualquier diseño de estudio, que podía ser cuantitativo, cualitativo o descriptivo, que tuviera como objetivo describir las estrategias actuales de rastreo de productos básicos o de notificación de existencias mediante dispositivos móviles; o que tuviera como objetivo explorar los factores que influyen en la aplicación de esas estrategias, incluidos los estudios de aceptabilidad o viabilidad. Se incluyeron estudios de todos los colectivos de profesionales sanitarios, incluidos los trabajadores sanitarios legos, y otras personas que participan en la distribución de productos sanitarios (personal administrativo, personal directivo y de supervisión, personal de dispensarios); y todas las demás personas que participan en la notificación de existencias, que pueden estar localizados en un centro o en un entorno comunitario, y que participan en la prestación de servicios de atención primaria. Se incluyeron las intervenciones destinadas a mejorar la disponibilidad de los productos sanitarios mediante el uso de dispositivos móviles en ámbitos de atención primaria. Para el objetivo principal, se incluyeron los estudios que compararon el seguimiento de los productos sanitarios o la notificación de existencias a través de dispositivos móviles con la práctica habitual. En cuanto a los objetivos secundarios, se incluyeron los estudios de seguimiento de los productos sanitarios y de notificación de existencias a través de un dispositivo móvil, si se podían obtener datos pertinentes para los objetivos secundarios. OBTENCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS DATOS: Dos autores, de forma independiente, revisaron todas las entradas, extrajeron los datos de los estudios incluidos y evaluaron el riesgo de sesgo. Para el análisis de los objetivos primarios, se informaron las medias y las proporciones cuando fue apropiado. Se utilizó el enfoque GRADE para evaluar la certeza de la evidencia y se preparó una tabla "Resumen de los hallazgos". Para el objetivo secundario, dos autores examinaron independientemente todos los registros, extrajeron los datos de los estudios incluidos y aplicaron un enfoque de síntesis temática para resumir los datos. La limitación metodológica se evaluó mediante la herramienta Ways of Evaluating Important and Relevant Data (WEIRD). Se utilizó el enfoque GRADE‐CERQual para evaluar la confianza en la evidencia, y se preparó una tabla "Resumen de los hallazgos cualitativos".

Resultados principales: Objetivo principal Para el objetivo principal se incluyó un estudio controlado tipo antes y después realizado en Malawi. No hay certeza del efecto de cStock más una mejor gestión, o de cStock más el transporte efectivo de productos sobre la disponibilidad de los productos, la calidad y la puntualidad de la gestión de las existencias, ni sobre la satisfacción y la aceptabilidad, porque se consideró que la evidencia es de certeza muy baja. El estudio no informó sobre el uso de los recursos ni sobre las consecuencias imprevistas. Objetivo secundario Para los objetivos secundarios se incluyeron 16 estudios, con una variedad de diseños de estudio, que describían un total de 11 intervenciones. Todos los estudios se realizaron en países de África (Tanzania, Kenya, Malawi, Ghana, Etiopía, Camerún, Zambia, Liberia, Uganda, Sudáfrica y Rwanda) y de Asia (Pakistán e India). La mayoría de las intervenciones tenían como objetivo hacer visibles los datos sobre las existencias y los posibles casos de agotamiento de las mismas a los administradores, que podían entonces adoptar medidas correctivas para hacerles frente. Se han identificado varios factores que pueden influir en la aplicación de la notificación y el seguimiento de las existencias a través de un dispositivo móvil. Entre ellos figuran los desafíos relacionados con cuestiones de infraestructura, como el deficiente acceso a la electricidad o a Internet, y cuestiones más amplias relacionadas con los sistemas de salud, como la escasez de fármacos a nivel nacional, que no se puede mitigar con intervenciones en el nivel de atención primaria (confianza baja). Se determinó que hubo varios factores importantes, entre ellos las firmes asociaciones con las autoridades locales, las empresas de telecomunicaciones, los proveedores de sistemas técnicos y las organizaciones no gubernamentales (confianza muy baja); la disponibilidad de datos sobre el nivel de las existencias en todos los niveles del sistema de salud (confianza baja); el papel de la supervisión de apoyo y la gestión receptiva (confianza moderada); la familiaridad y la capacitación de los trabajadores sanitarios en el uso de los dispositivos digitales (confianza moderada); la disponibilidad de conocimientos técnicos de programación para el desarrollo inicial y el mantenimiento continuo de los sistemas digitales (confianza baja); incentivos, como el crédito telefónico para uso personal, para apoyar el uso regular del sistema (confianza baja); sistemas fáciles de usar construidos con la participación del usuario (confianza moderada); uso de teléfonos móviles básicos o personales para favorecer una adopción más fácil (confianza baja); consideración de las características de los programas informáticos, como la comunicación bidireccional (confianza baja); y disponibilidad de datos en un formato fácil de usar, como un tablero interactivo (confianza moderada).

Conclusiones de los autores: Se necesitan más estudios bien diseñados y controlados que comparen la notificación de existencias y la gestión de los productos básicos mediante dispositivos móviles con los sistemas de gestión analógico de productos básicos. Es necesario realizar más estudios para comprender los factores que pueden influir en la aplicación de esas intervenciones y la forma en que las consideraciones relacionadas con la aplicación difieren según las variaciones de la intervención.

Publication types

  • Research Support, Non-U.S. Gov't
  • Systematic Review

MeSH terms

  • Bias
  • Cell Phone
  • Computers, Handheld*
  • Controlled Before-After Studies / statistics & numerical data
  • Drugs, Essential / supply & distribution*
  • Equipment and Supplies, Hospital / supply & distribution*
  • Health Personnel / statistics & numerical data
  • Interrupted Time Series Analysis
  • Inventories, Hospital / methods*
  • Materials Management, Hospital / methods*
  • Non-Randomized Controlled Trials as Topic / statistics & numerical data
  • Randomized Controlled Trials as Topic / statistics & numerical data


  • Drugs, Essential