Background: Surgical trays are often poorly configured and can be ongoing sources of frustration and excess costs. We conducted an observational study to determine if the use of a customized mathematical inventory optimization model would result in a greater reduction in the number of instruments on a surgical tray than a clinician review of the tray.
Methods: Utilization of instruments on the major orthopedic tray at a large academic hospital was documented over 80 procedures. Processes in the medical device reprocessing department and operating room were observed to comprehensively quantify all associated costs. Results of the observations were applied to a customized mathematical model to determine the ideal tray configuration. For comparison, a clinician review was also performed.
Results: The mathematical model alone produced an ideal tray size of 47 instruments, a reduction of 41 instruments from the original size of 88 instruments (47% reduction). This represented $34 440 in annual savings. In contrast, the clinician review alone suggested an ideal tray size of 67 instruments (23% reduction), representing $17 640 in annual savings. When clinicians were provided with the additional information from the model, they reduced the tray size to 51 instruments (42% reduction), producing $31 870 in savings. The mathematical model yielded an additional 22% instrument reduction and $14 230 in savings compared with clinician review alone.
Conclusion: Our mathematical model is generalizable and can be applied to all specialties and hospitals to determine optimal tray configuration. As such, the financial implications are broad; at our institution, application to all surgical trays would result in $205 000 of savings annually. Surgeons and managers looking to streamline surgical trays should consider this evidence-based approach.
Contexte:: Souvent mal configurés, les plateaux chirurgicaux peuvent systématiquement causer de la frustration et entraîner des coûts supplémentaires. Nous avons réalisé une étude d’observation pour déterminer si l’utilisation d’un modèle mathématique personnalisé d’optimisation des stocks permet une plus grande réduction du nombre d’instruments sur un plateau chirurgical que lorsqu’un clinicien en fait l’examen.
Méthodes:: Nous avons documenté, sur plus de 80 procédures, l’utilisation d’instruments sur le principal plateau en chirurgie orthopédique d’un grand hôpital universitaire. Nous avons observé les processus du service de retraitement des dispositifs médicaux et du bloc opératoire afin de quantifier exhaustivement les coûts associés. Les résultats des observations ont ensuite été traités avec un modèle mathématique personnalisé pour déterminer la configuration idéale du plateau. Aux fins de comparaison, des cliniciens ont également effectué un examen du plateau.
Résultats:: Selon le modèle mathématique, le plateau contient idéalement 47 instruments, soit 41 de moins que le plateau initial de 88 instruments (réduction de 47 %). Cela représente une économie annuelle de 34 440 $. Selon l’examen de cliniciens, le plateau optimal compte 67 instruments (réduction de 23 %), une économie annuelle de 17 640 $. En s’appuyant sur les renseignements fournis par le modèle mathématique, les cliniciens ont réduit le plateau à 51 instruments (réduction de 42 %), ce qui se traduit par une économie de 31 870 $. Par rapport à l’examen de cliniciens, le modèle mathématique a donc permis une réduction de 22 % des instruments et une économie supplémentaire de 14 230 $.
Conclusion:: Généralisable, notre modèle mathématique peut être utilisé pour toutes les spécialités et dans tous les hôpitaux afin de déterminer la configuration optimale des plateaux. Les retombées budgétaires sont potentiellement importantes; dans notre établissement, l’adoption de cette méthode pour tous les plateaux chirurgicaux entraînerait des économies de 205 000 $ par an. Les chirurgiens et les gestionnaires souhaitant réduire le nombre d’instruments sur les plateaux chirurgicaux ont donc tout avantage à utiliser cette approche fondée sur des preuves.
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